Établir la baseline

Mesurez le processus avant l'implantation. Pendant deux à quatre semaines, consignez le volume traité, le temps humain, le délai total, les erreurs et les reprises. Sans cette baseline, une amélioration perçue ne peut pas être distinguée d'une amélioration réelle.

Calculer le coût complet

Le prix du développement n'est qu'une partie du coût. Ajoutez l'intégration, la préparation des données, les licences, l'hébergement, la supervision, la formation et le soutien. Pour un système utilisant un modèle d'IA, incluez aussi le coût variable par document, requête ou transaction.

Délai de récupération approximatif : coût total du projet ÷ économies mensuelles vérifiées. Les économies doivent tenir compte du temps de validation qui demeure après l'automatisation.

Mesurer plus que les heures

  • Qualité : taux d'exactitude, erreurs critiques et reprises.
  • Délai : temps entre la réception et la sortie utilisable.
  • Capacité : volume supplémentaire absorbé sans augmenter les ressources.
  • Adoption : proportion du flux réellement traitée dans le nouvel outil.

Décider à 30, 60 et 90 jours

À 30 jours, vérifiez la qualité et les exceptions. À 60 jours, mesurez l'adoption et le temps réellement récupéré. À 90 jours, comparez le coût complet aux gains et décidez d'arrêter, d'ajuster ou d'étendre le système.

Le financement éventuel peut réduire le coût net, mais il ne remplace pas ce calcul. Le projet doit rester compréhensible avec et sans aide.